xBroker Master w scenariuszu użycia przez MAŁE BIURO BROKERSKIE
Niniejsza publikacja rozpoczyna mikrocykl poświęcony zastosowaniom oprogramowania xBroker Master w biurach brokerskich działających w różnych modelach biznesowych i różnych zakresach. Ponieważ małych firm jest na polskim rynku najwięcej, postanowiłem uhonorować je rozpoczynając od artykułu poświęconego właśnie ich potrzebom i oczekiwaniom. Kolejny wpis planuję poświęcić firmom największym, ostatni firmom średniej wielkości. Mam nadzieję, że żadnego z uczestników rynku tą kolejnością nie urażę.
Przyjęta w tym artykule definicja średniego biura brokerskiego to:
Liczebność zespołu: 1-5 osób
Ilość placówek: 1
Roczne przychody: do 1,0 mln PLN
WYZWANIA
Prowadzenie małego biura brokerskiego ma wiele zalet i potrafisz je dobrze wykorzystywać. Masz swoje ulubione produkty i typu Klientów, ale nie jesteś w stanie zrezygnować z obsługi tych nie mieszczących się w ramach Twoich oczekiwań czy upodobań. Kilkuosobowy zespół stara się w miarę możliwości dzielić zadaniami, ale i tak wiele rzeczy musisz robić samodzielnie, nikt przecież nie zna Twoich Klientów lepiej, nikt nie jest w stanie dostosować oferty do ich specyficznych wymagań, nikt też nie ma zbyt wiele czasu na obsługę przypisanych Tobie spraw. Zresztą – samo przekazanie komuś sprawy czasami zajmuje więcej czasu niż jej załatwienie. Tak więc pozostajesz w nieustannym ruchu, starasz się jak najwięcej rzeczy obsłużyć, wciąż szukasz nowych sposobów na jeszcze efektywniejsze działania i jak najlepsze ich rezultaty. Mimo wydelegowania szeregu obszarów (księgowość, kwestie prawne czy choćby sprzątanie biura) nadal wiele spraw spoczywa wyłącznie na barkach Twoich i Twoich współpracowników. Niezależnie od tego czy udało się wygospodarować etat na obsługę sekretariatu czy nie – i tak niezwykle skrupulatnie musisz prowadzić ewidencję dokumentów, przesyłek czy powiadomień. Klienci cenią Twoją elastyczność, profesjonalny osobisty kontakt i zrozumienie ich potrzeb, zaangażowanie w każdą, nawet najmniejszą sprawę, Niestety oznacza to także bardzo duży i osobisty wysiłek związany ze wszystkimi bieżącymi elementami obsługi – a przecież należy zadbać także o powiększanie portfela Klientów, co niechybnie będzie oznaczało jeszcze więcej pracy. Czas nie jest z gumy, przychylność Klientów niekoniecznie jest bezwarunkowa, osobista produktywność też ma swoje granice. Prowadzisz działania ze swojego jedynego biura, ale to wcale nie oznacza, że masz szansę panować nad wszystkim. Odpowiednie narzędzie może Ci pomóc.
WIELE PROBLEMÓW, JEDNO ROZWIĄZANIE
Jednym z ważniejszych problemów do rozwiązania wydaje się być jak najlepsze zorganizowanie powtarzających się czy wręcz rutynowych działań. Ze względu na specyfikę każdego z przypadków trudno jest całkowicie wydelegować wszystkie zadania związane z obsługą danego Klienta czy polisy. Ale już podział procesu na poszczególne działania, zaaranżowanie ich w sposób umożliwiający podział pracy na rozłożone w czasie etapy czy pomiędzy członków zespołu, ułatwione ewidencjonowanie dokumentów, informacji oraz zgłoszeń – tu pojawiają się możliwości znaczących ułatwień i ulepszeń. xBroker Master stanowi kompletne rozwiązanie i gwarantuje bardzo dobre pokrycie potrzeb w obszarach bezpośredniej obsługi Klientów, jak i efektywnej komunikacji oraz pracy grupowej. W scenariuszu wykorzystania przez małe biuro brokerskie xBroker daje niezwykłe możliwości jednoczesnego prowadzenia wielu spraw i wątków, wygodnego przekazywania zadań wewnętrznych, prowadzenia pełnego lub zwirtualizowanego sekretariatu, realizacji zleceń z dowolnego miejsca posiadającego połączenie z Internetem, porządkowania, monitorowania i archiwizowania dokumentów. Skanowanie dokumentów nie jest już dla nikogo zaskoczeniem, ale już wkomponowanie go w procesy obsługowe tak, by zajmowało dosłownie pojedyncze minuty, było realizowane przez dowolnego członka zespołu i nie przysparzało żadnych problemów – to wyzwanie, z którym xBroker radzi sobie wręcz fantastycznie! Do Twojego wyboru pozostaje decyzja o fizycznej lokalizacji serwera, niekoniecznie przecież musi zajmować tak cenne miejsce w Twoim biurze.
FINANSOWANIE
Wielość pakietów oraz elastyczność wycen rozwiązania xBroker Master zapewniają ich dostępność dla firm brokerskich dowolnej wielkości i skali działania. Możliwość zakupu licencji lub ich dzierżawy znacząco ułatwiają też podjęcie odpowiednich decyzji o finansowaniu – dla wielu firm atrakcyjniejszy jest jednorazowy wydatek i pozyskanie rozwiązania w oparciu o własne środki, dla innych istotny jest jak najszybsze i jak najmniej kosztowne uruchomienie właściwego pakietu narzędzi umożliwiających efektywną pracę nowo powstałego podmiotu. Oferta xBroker Master dostosowuje się do dowolnych modeli biznesowych czy controllingowych – pozostawiając decydentom pełną swobodę wyboru. Najważniejsze jest więc sprawdzenie funkcjonalności i dopasowania do trybu pracy konkretnego biura brokerskiego – spełnienie oczekiwań użytkowników stanowi bardzo ważny element w adaptacji rozwiązania, leaderzy zmian doskonale znają zalety przychylności zespołu dla nowych narzędzi.
OD CZEGO ZACZĄĆ?
Wybór rozwiązania xBroker Master to najlepsza z decyzji, umożliwi błyskawiczne i znacząco lepsze zorganizowanie pracy Twojego biura brokerskiego już dzisiaj oraz zapewni odpowiednie narzędzia i mechanizmy dla przyszłego rozwoju. xBroker świetnie daje sobie radę w firmach brokerskich dowolnej wielkości, więc w praktyce może pozostać docelowym rozwiązaniem na wiele lat czy wręcz rosnąć wraz z rozwojem Twojego biznesu. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami, już wstępna rozmowa pozwoli ustalić priorytety i możliwość pokrycia potrzeb, omówić podejście projektowe i oszacować pracochłonność wdrożenia. W celu kompletnego przedstawienia funkcjonalności i zalet oprogramowania xBroker Master prowadzimy standardowe prezentacje, warsztaty, szkolenia oraz pilotaże w trybie Proof of Concept. Pełna wiedza o możliwościach oprogramowania stworzonego przez brokerów dla brokerów daje naszym Klientom możliwość podjęcia najlepszych decyzji, bez ryzyka zbyt pochopnego lub uproszczonego wyboru.
A więc: zapraszamy do kontaktu z nami, wspólnie znajdziemy odpowiednie rozwiązania
Jarosław Stodolny
Master Labs Ltd.
jaroslaw.stodolny@masterlabs.co
+48 697 555 999