20 elementów, które warto rozważyć wybierając rozwiązanie dla dowolnej firmy brokerskiej

Przeglądając zawartość naszej strony z pewnością większość z odwiedzających spodziewa się znaleźć kilka zasadniczych informacji odnoszących się wprost do samego oprogramowania – mamy nadzieję, że choć w części udaje się nam to oczekiwanie zaspokajać. Najczęstsze pytania dotyczą wyłącznie dostępnych funkcji oraz kosztu systemu. Proponujemy spojrzeć na kwestię szerzej i dlatego niniejsza publikacja zawiera garść konkretnych rekomendacji. Dokładnie 20, z podziałem na 4 Kwestie.

Kwestia A: Jakie rozwiązanie chcemy zakupić i wdrożyć?

Czego potrzebujemy, jak wyobrażamy sobie pokrycie tych potrzeb, jakich narzędzi oczekuje nasz zespół, jaki poziom bezpieczeństwa danych i jakości rozwiązania uważamy za wystarczający, na ile system poprawi ergonomię i efektywność naszych działań, czy oprogramowanie poradzi sobie z planowanym rozwojem firmy, czy ma być dostępne także dla Klientów brokera? Tych pytań pewnie jest więcej, ale skupmy się na wskazanych poniżej kwestiach.

1. Koncepcja ramowa

Na pierwszy rzut oka ten termin wydaje się być bardzo górnolotny i nieistotny dla użytkowników aplikacji. Jeśli jednak dokonamy krótkiego przeglądu dostępnych obecnie rozwiązań, to okaże się, że możliwości i opcji do wyboru jest bez liku. Fizyczna lokalizacja baz danych i możliwość ich elastycznej zmiany, sposób dostępu do nich, topologia i modularność oprogramowania, skalowalność rozumiana jako możliwość zastosowania rozwiązania dla dowolnej ilości użytkowników/lokalizacji/dokumentów, filozofia pracy z dokumentem czy wątkiem, procesowość obsługi, zarządzalność całością systemu z punktu widzenia kadry menedżerskiej i Zarządu firmy – to elementy, które trudno przecenić. Przegląd koncepcji rozwiązania i omówienie jej z potencjalnym dostawcom daje możliwość samodzielnej oceny rozumienia zagadnień branżowych, ale także perspektyw rozwoju rozwiązania czy wsparcia kontraktowanego na kolejne okresy.

2. Funkcjonalność

Znając faktyczne potrzeby brokerów dość łatwo jest sprawdzić na ile dane rozwiązanie pokrywa oczekiwania zespołu. Ze względu na często zestandaryzowany tryb pracy brokerów większość rozwiązań zawiera moduły funkcjonalne o bardzo podobnych nazwach i zakresach działania. Ich prezentacja odpowie na większość pytań i pozwoli porównać brane pod uwagę oferty. Istotnym i często pomijanym elementem oceny powinna być także analiza dodatkowych dwóch kryteriów: czego dana aplikacja nie zawiera i jakie ma możliwości uzupełnienia funkcjonalności – także na indywidualne Klienta. Większość profesjonalnych rozwiązań zakłada znaczący udział funkcjonalności standardowych, ale z jednoczesną możliwością ich uzupełnienia w trybie dedykowanego rozszerzenia. Rozwiązania zamknięte i oferowane większej ilości firm brokerskich o standardowych oczekiwaniach prawdopodobnie równie szybko zaspokoją potrzeby podstawowe, jak wyczerpią możliwości pokrywania potrzeb zaawansowanych i wynikających z konkretnych modeli biznesowych firmy brokerskiej. Ponieważ wybór systemu skutkuje jego używaniem w długim okresie czasu (rzędu kilku czy kilkunastu lat), warto zweryfikować funkcjonalność w kontekście potrzeb bieżących i perspektywicznych.

3. Bezpieczeństwo

Mówi się, że jest najważniejsze. I pewnie stwierdzenie to jest dość słuszne, ale jak ocenić rzeczywisty poziom zabezpieczeń systemu nie znając szczegółów jego konstrukcji i z konieczności opierając się na opiniach wewnętrznych czy zewnętrznych ekspertów IT?
Jak wyważyć pomiędzy poziomem niezbędnym dla naszej organizacji wobec wykładniczo rosnących kosztów dodatkowych urządzeń i systemów zabezpieczających? Czy istnieje możliwość sprawdzenia zabezpieczeń oferowanych przez dany system i oparcia się o standardy oferowane przez leaderów technologii informatycznych? Wielu dostawców buduje swoje rozwiązania na popularnych platformach przeglądarkowych i oprogramowaniu open source, istnieje także szereg aplikacji skonstruowanych na sprawdzonych i profesjonalnie wspieranych platformach światowych dostawców. Niekwestionowaną czołówkę stanowią firmy formatu IBM, Microsoft czy Oracle, z pewnością też można pokusić się o jej rozszerzenie o kilku kolejnych producentów. Korzystanie z mechanizmów zabezpieczeń opracowanych i najczęściej też opatentowanych przez leaderów technologii jest jedną z pewniejszych metod zabezpieczania aplikacji – swoisty wyścig zbrojeń pomiędzy twórcami zabezpieczeń i ich przeciwnikami pewnie nie będzie miał końca. Niezależnie od planów wdrożenia normy ISO27001 [link do Glosariusza] warto potraktować jej zapisy jako przewodnik po świecie zabezpieczeń i odpowiadających im ryzyk. Większość profesjonalnych systemów dla firm brokerskich gwarantuje wdrożenie tej normy bez jakichkolwiek modyfikacji czy rozszerzeń wersji podstawowej. Warto o takie potwierdzone certyfikatem wdrożenia zapytać dostawcę aplikacji. Podsumowując: oparcie się o sprawdzone rozwiązania leaderów technologii oraz międzynarodowe standardy bezpieczeństwa pozwala na znaczące obniżenie ryzyka i uznanie rozwiązania za wystarczająco bezpieczne.

4. Jakość

Parametr bardzo trudny do oceny, w szczególności w przypadku konieczności wyboru rozwiązania w krótkim czasie. Faktyczne możliwości weryfikacji jakości rozwiązania (najlepiej w połączeniu z poziomem dostępnych usług wsparcia dostawcy) i szybkości usuwania ewentualnych błędów pojawiają się dopiero po jakimś czasie użytkowania systemu. W przypadku profesjonalnych rozwiązań częstą praktyką są wdrożenia pilotażowe – ich wyniki są w pełni zrozumiałe i namacalne dla użytkowników systemu. Oceny rozwiązania płynące z wewnątrz organizacji odbiorcy stanowią zobiektywizowany materiał pozwalający na podjęcie odpowiednich decyzji i wyborów. Dodatkowym pozytywnym aspektem jest znaczące obniżenie ryzyka inwestycyjnego, kupowanie przysłowiowego kota w worku z pewnością nie jest zasadne. Zaangażowanie dostawcy w trakcie pilotażu oraz poziom jego branżowej fachowości, elastyczności i efektywności dają firmom brokerskim dodatkowe dane do oceny przyszłego Partnera. Na dobre i na złe 🙂

5. Platformy techniczne

Teoretycznie uzależnienie działania aplikacji na danej platformie (tzw. kompatybilność) przestało być problemem w związku z rosnącą popularnością rozwiązań działających wyłącznie poprzez przeglądarki internetowe. I oczywiście w przypadku wielu prostszych rozwiązań dla brokerów tak jest. Dla zastosowań profesjonalnych, w szczególności implementowanych w organizacjach stawiających wyższe wymagania w zakresie bezpieczeństwa, organizacji obiegów dokumentów, delegowania ściśle zdefiniowanych uprawnień czy fizycznej lokalizacji baz danych to uproszczenie okazuje się dalece niewystarczające. Zgodność platformy technicznej, systemowej i aplikacyjnej pozostaje więc znaczącym kryterium doboru rozwiązania, zapewnienie zgodności nowej aplikacji z istniejącym już środowiskiem. Nie bez znaczenia jest także zarządzalność nowego rozwiązania w kontekście poczynionych wcześniej inwestycji informatycznych, zachowania wypracowanych standardów obsługi technicznej, poziomu SLA [link do Glosariusza] i innych parametrów określających oczekiwania użytkowników biznesowych.
Warto więc zweryfikować możliwość instalacji i wykorzystania nowego rozwiązania w różnych modelach dostępu (serwer własny lub zewnętrzny, hosting w centrum danych, rozproszone lokalizacje, inne), korzystania z oprogramowania z użyciem wielu systemów operacyjnych (np. Microsoft Windows, Apple OS X, Linux) czy zastosowania różnych rozwiązań sprzętowych po stronie serwera aplikacyjnego. Biorąc pod uwagę rosnącą w Polsce popularność biznesowych zastosowań komputerów Apple (MacBook, iMac, miniMac) oraz różnorodność preferencji systemowych użytkowników warto poważnie potraktować elastyczność nowej aplikacji w tym właśnie kontekście. Profesjonalnie zaprojektowane rozwiązania powinny posiadać wersje działające na co najmniej trzech podstawowych platformach (Microsoft, Apple, Linux) lub też działać na nich bez żadnych modyfikacji.

6. Ergonomia

Wygoda użytkowania narzędzi informatycznych, ich przejrzystość i przyjazność, szybkość działania i przede wszystkim łatwość uczenia się kolejnych użytkowników stanowią ważne elementy wpływające na ogólną ocenę aplikacji. Wobec dość trudnego do zobiektywizowania kryterium warto zastosować metody oceny oparte o opinie najbardziej doświadczonych użytkowników innych rozwiązań oraz pierwsze wrażenie użytkowników kluczowych. Można też pokusić się o zaaranżowanie warunków do faktycznego zapoznania się z oprogramowaniem, chociażby w formie kilkugodzinnych warsztatów lub kilkutygodniowego pilotażu. Uśredniona ocena bazująca na opiniach uczestników takich testów pozwoli zmniejszyć ryzyko wdrożenia rozwiązania niewygodnego w użyciu, zbyt skomplikowanego w obsłudze czy wręcz uniemożliwiającego efektywną pracę. Zmniejszy, lecz z pewnością nie zlikwiduje. Czasami systemy wyglądające na bardzo przyjazne i obfitujące w rozmaite elementy pomocnicze w późniejszym użytkowaniu okazują się jednak zbyt lapidarne lub ich obsługa jest nadmiernie czasochłonna. Analogicznie do jazdy na rowerze: para dodatkowych kółek fenomenalnie ułatwia nauczenie się jazdy i zaraz potem skutecznie ją uniemożliwia. Demontaż tych kółek jest bardzo prosty, uszczuplenie aplikacji o jej „kółka” już niekoniecznie. Nie bez znaczenia są także nawyki użytkowników, czasami warto się do nich dopasować, czasami warto je zmienić. Rzetelnie przemyślane i zaprogramowane funkcjonalności zwykle same się bronią i wprowadzają do pracy zoptymalizowane przyzwyczajenia i kulturę pracy.

7. Interakcja z Klientami brokera

Strefy Klienta stały się standardem w aplikacjach brokerskich. Pozwalają na automatyzację wybranych obszarów obsługi, pozwalają Klientom na samodzielne korzystanie z systemu i de facto zdejmują z barków brokera znaczącą część elementów obsługowych. Głównym odbiorcą funkcjonalności Strefy jest Klient, więc nawet najlepsze jej realizacje niosą ryzyko niedopasowania do oczekiwań strony, która nie miała wcześniej możliwości kształtowania tego narzędzia. Częstą praktyką jest dostarczanie Stref Klienta w wersjach standardowych, oferujących zunifikowaną funkcjonalność i zakładających podobne oczekiwania wszystkich Klientów brokera. W przypadku Klientów mniejszych lub obsługiwanych w sposób uproszczony takie rozwiązanie ma szansę być wygodnym i łatwym do wdrożenia narzędziem. Znacznie większe problemy rodzi wdrożenie Strefy dla Klienta bardziej wymagającego, często kluczowego dla firmy brokerskiej. W takich przypadkach niezbędne jest zastosowanie bardzo uniwersalnych konstrukcji szablonów Strefy, bądź też wręcz jej dedykowane opracowanie. Czy można się do tego przygotować? Tak, ale chyba najlepiej poprzez wybór dostawcy rozwiązania mającego możliwość realizacji wdrożeń dedykowanych. W takich przypadkach rekomendowane jest podejście projektowe i oparcie konstrukcji Strefy o rzetelnie przeprowadzone konsultacje z Klientem.

Oprócz opisanych powyżej zagadnień należy także przyjrzeć się elementom obsługi, możliwościom rozszerzeń oraz parametrom ekonomicznym rozwiązania. Poniższe wskazania w skróconej formie prezentują listę najważniejszych punktów tych Kwestii.

Kwestia B: Jakiej obsługi się spodziewamy?

8. Wsparcie – dostępność, tryby zgłaszania i realizacji, SLA, zakresy funkcjonalne i techniczne
9. Gwarancja – okres podstawowy, możliwość rozszerzenia, warunki szczegółowe
10. Tryb wdrożenia – realny okres, wymagane zaangażowanie, etapy, zarządzanie projektem
11. Migracja danych – tryb przeniesienia danych z dotychczasowych systemów, warunki i zakresy

Kwestia C: Jakie rozszerzenia będą potrzebne w przyszłości?

12. Połączenie z systemem pracy grupowej (poczta, kalendarze grupowe, zadania itp.)
13. Integracja z zewnętrznymi systemami i bazami danych (system ERP, inne)
14. Elektroniczne obiegi dokumentów w obszarach administracyjnych i pomocniczych
15. Dedykowana rozbudowa systemu
16. Interfejsy graficzne dla określonych grup użytkowników

Kwestia D: Jaki budżet należy zaplanować, kiedy wdrożenie się zwróci?

17. Koszt rozwiązania (TCO vs. ROI, koszt na użytkownika, inne wskaźniki)
18. Zwrot z inwestycji (ROI), najlepiej w oparciu o namacalne oszczędności
19. Licencjonowanie, pakiety, elastyczność zmian
20. Finansowanie projektu – CAPEX/OPEX, etapowanie, warunki płatności.

Z pewnością powyższe wskazania nie wyczerpują wszystkich kryteriów doboru rozwiązania, ale być może pomogą firmom poszukującym odpowiedniego oprogramowania w usystematyzowaniu rozważań i podejmowaniu decyzji. Jeśli niniejszy materiał spotka się z Państwa zainteresowaniem, być może szerzej opiszemy zagadnienia zasygnalizowane w Kwestiach B, C i D. Oczywiście chętnie odpowiemy na Państwa bezpośrednie i szczegółowe pytania. Zapraszamy!

Jarosław Stodolny
Master Labs Ltd.